Die letzten Jahre haben deutlich gemacht: Unternehmen müssen mit Störungen, Krisen und immer neuen Anforderungen umgehen können. Viele Organisationen sehen Risiko- und Notfallmanagement aber noch als getrennte Bereiche. In der Praxis – und das erleben wir in zahlreichen Beratungen – geht dadurch oft viel Potenzial verloren. Wichtige Informationen und Abläufe bleiben häufig isoliert, statt gemeinsam genutzt zu werden.

Weg von Insellösungen: Das große Ganze sehen

Anstatt Jahr für Jahr immer wieder neue Risiko-Reports zu schreiben oder Risikomatrizen zu pflegen, sollte die Aufmerksamkeit auf den Aufbau echter Widerstandsfähigkeit gerichtet sein. Das bedeutet: Risiko-, Notfallmanagement, Compliance und Business Continuity müssen zusammen gedacht und umgesetzt werden statt jährliche Pflichtübungen durchzuführen und die Organisation zu belasten.  

Eine Störung kann IT, Fachbereiche und Prozessabläufe ganz unterschiedlich treffen – deshalb ist eine koordinierte und abgestimmte Reaktion enorm wichtig. Je nachdem wie kritisch ein Vorfall ist, sollte der Vorstand frühzeitig informiert werden – und ebenso darf die Kommunikation nach außen nicht vergessen werden.

Praxisbeispiel aus dem Handel

Auch bei „alltäglichen“ Problemen, wie dem Ausfall einer Kasse in einem Supermarkt, müssen schnell und nachvollziehbar Entscheidungen getroffen werden. Für die Filialleitung heißt das: Kunden informieren, Ausweichlösungen wie „Zettel und Stift?“ einsetzen, Aufgabenteilung im Team organisieren und – falls notwendig – die Filiale schließen. 
Die IT hat dabei eine andere Perspektive: Fehlerursache finden, Systemupdates durchführen und mit dem Hersteller kommunizieren. Nur wenn beide Sichtweisen gemeinsam betrachtet und koordiniert werden, lässt sich die Situation optimal steuern und bewältigen.

Begriffe klären, Zusammenarbeit fördern

Die Risikoabteilung spricht von Gefahren, die Compliance-Abteilung von Vorschriften und Prüfzielen. Die IT spricht neben Risiken auch von Schwachstellen oder Vulnerabilitäten (threats and vulnerabilities). Um hier eine gemeinsame Basis zu schaffen, ist eine methodische und konzeptionelle Abstimmung über alle Abteilungsgrenzen hinweg erforderlich. Ziel ist es, ein gemeinsames System und einen verbindlichen Handlungsrahmen zu schaffen, der Prozesse, Assets (Assets), Abhängigkeiten, Serviceanforderungen und Zuständigkeiten klar benennt. Dieses System muss für alle nutzbar sein.

Unterstützend bei der Zusammenarbeit können natürlich gemeinsame (Softtware-) Plattformen wirken. Hierbei ist es unerheblich ob dies prozessual (z.B. aus dem Prozessmanagement), risikoorientiert (aus dem Risikomanagement) oder aus dem operativen Geschäft getrieben ist. Wichtig ist „das Ganze“ im Blick zu behalten und Pläne übergreifend und aus der Sicht der unterschiedlichen Spezialisten auszugestalten.  

Praxistipps zur Verbesserung der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg:

                  1.             Klare Zuständigkeiten definieren: Legen Sie fest, wer in Ihrem Unternehmen für welche Risiken, Notfallpläne und Maßnahmen verantwortlich ist. Entscheiden Sie außerdem, auf welcher Ebene geplant wird – Konzern, Standort oder Abteilung.

                  2.             Doppelte Arbeit vermeiden: Nutzen Sie zentrale Bibliotheken/ Register für Prozesse, Assets, Risiken und Kontrollen, um Daten konsistent zu halten und Berichte einfach zu erstellen.

                  3.             Standards sinnvoll verbinden: Viele Anforderungen, wie ISO 22301 für Business Continuity, ISO 27001 für Informationssicherheit sowie weitere branchenspezifische Vorgaben wie DORA, überschneiden sich. Bündeln Sie Maßnahmen und Kontrollen ggf. entlang von Kontrollzielen, um Aufwand zu reduzieren.

                  4.             Einfach starten, flexibel ausbauen:
 Starten Sie mit einfachen Mitteln wie Excel-Listen oder bestehenden Tools und entwickeln Sie Ihr System Schritt für Schritt weiter. So können Sie Erfahrungen sammeln, ohne die Organisation zu überfordern. Es muss nicht alles sofort perfekt sein. Aber behalten sie das Ziel im Blick. 

                  5.             Vorlagen nutzen:
 Erstellen Sie standardisierte und anpassbare Templates für Risikoanalysen und Notfallpläne, die regional oder nach Geschäftseinheit einfach modifiziert werden können. Das spart Zeit und sorgt für Einheitlichkeit.   

                  6.             Gemeinsame Berichtsbasis:
 ühren Sie Daten aus Risiko-, Compliance- und Business-Continuity-Management an einem zentralen Ort zusammen. So vermeiden Sie widersprüchliche Zahlen und stellen klare Entscheidungsgrundlagen bereit und bilden eine Solide Basis für kontinuierliche Verbesserung. 

Fazit: 

Resilienz entsteht nicht durch Zufall, sondern durch das bewusste Verknüpfen und Abstimmen verschiedener Managementbereiche. Nur wenn Informationen fließen, Verantwortlichkeiten klar sind und Tools alle Abteilungen verbinden, gelingt ein wirksames Management von Risiken und Störungen.

Die enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT und Führungsebene ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Gemeinsame Sprache und einheitliche Daten ermöglichen schnelle, abgestimmte Entscheidungen, wenn es drauf ankommt.

Resilienz ist kein Einzelprojekt und keine One-Man-Show. Nutzen Sie Synergien, binden Sie Fachbereiche und IT gleichermaßen ein und schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis. Mit durchdachten Strukturen, klaren Verantwortlichen und alltagstauglichen Tools erhöhen sie die Widerstandsfähigkeit und Resilienz Ihrer Prozesse und managen Risiken und Störungen effektiv. So bleibt Ihr Unternehmen auch in bewegten Zeiten stabil, Mitarbeiter haben Handlunssicherheit – und jede Krise wird zur Chance, die eingespielten Abläufe weiter zu verbessern.

Falls Sie Unterstützung bei der Umsetzung oder Beratung zur Integration verschiedener Managementsysteme sowie Hilfe bei der Softwareauswahl wünschen, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.